Como Realizar uma teleconferência

Teleconferências fornecer uma maneira eficiente de economizar tempo e dinheiro e são parte integrante da comunicação empresarial nos dias de hoje. Os participantes de uma teleconferência pode trabalhar dentro da facilidade e conforto de seus próprios escritórios, basta pegar o telefone e discar dentro Isso também poupa horas de viagem cansativa para o local de encontro e economiza custos de transporte. A logística envolvidos são mínimos e há distrações menores em comparação com o rosto normal para reuniões presenciais.

Passos para a Realização de uma teleconferência

Os seguintes passos devem ser seguidos, a fim de realizar uma teleconferência significativa e eficiente:

* O primeiro passo é enviar informações antes da reunião. O pacote deve incluir a data ea hora da reunião, instruções de discagem, a agenda da reunião e um número de contato para qualquer assistência. A mensagem deve ser transmitida bem antes da data da reunião, a fim de evitar quaisquer problemas de última hora.

* Um lembrete de última hora na forma de um e-mail curto deve ser enviada a todos os membros participantes, cerca de uma hora antes do início da teleconferência. Estes lembretes são extremamente eficazes e eficientes e são úteis para os participantes, que são extremamente ocupado durante a semana.

* O principal equipamento necessário para uma teleconferência é um computador pessoal, monitor de TV grande e uma câmera de vídeo com controle remoto. Ligue o computador, monitor e câmera e, quando solicitado pelo computador, fornecer o número ISDN do site que você deseja chamar. Pressione o "Call Up" botão usando o controle remoto e esperar a pessoa para responder do outro lado. Para fazer uma conferência de vários sites, uma unidade multi-ponto (MCU) controlador é usado.

* A fim de solucionar quaisquer problemas técnicos relativos a teleconferência, é importante entrar no sistema através do telefone ou on-line espaço virtual reunião, pelo menos, meia hora antes do início da reunião. Isso também deixa uma boa impressão sobre os outros participantes da teleconferência. Depois que todo mundo se conecta, tomar um atendimento formal, a fim de manter o controle de todos os participantes. Em seguida, pedir-lhes para indicar informações relevantes sobre si mesmos, como, nome, departamento, título do trabalho e do local antes do início da reunião. Isso permitirá que todos saibam quem está falando a qualquer momento.

* É importante seguir a ética de negócios e iniciar a reunião na hora certa. Para a eliminação de ruídos de fundo, enquanto uma pessoa está falando por um longo período, peça aos participantes para usar o botão de mudo em seus telefones.

* Discussões frívolas não têm lugar em uma teleconferência e é necessário manter a agenda da reunião. Se algum participante começa a discutir temas irrelevantes, redirecioná-lo educadamente. A fim de evitar problemas, que eles saibam que eles serão fornecidos tempo para discussão aberta após a reunião fica mais.

* Antes de terminar a reunião virtual ou teleconferência, é bom pedir a todos se eles têm alguma coisa a acrescentar. Depois que agradecer a todos os participantes para a tomada de tempo de seu dia para participar da reunião.

* Por último, mas não menos importante, enviar notas de reunião aos participantes da reunião por teleconferência ou virtual dentro de 24 horas da reunião. Isto lhes permite analisar o material, enquanto a reunião ainda está fresco em suas mentes. Se em todas as decisões foram tomadas durante a reunião, eles também devem ser claramente indicado nas notas.

Existem equipamentos de qualidade teleconferência disponíveis no mercado, que melhoram o desempenho de tais reuniões virtuais. Teleconferência é uma grande ferramenta para reuniões simultâneas, enquanto os participantes se sentam confortavelmente em locais diferentes.